Julio 13th, 2009
Este post está dirigido sobre todo a personas que trabajan en una oficina, administrativos, informáticos, diseñadores, arquitectos….Aunque los aspectos tratados en estos puntos se pueden aplicar a otros lugares de trabajo como bancos de trabajo en talleres, etc…
Muchas veces tardamos más tiempo en hacer una tarea por que necesitamos preparar, buscar o esperar a algo. Esto es lo que debemos evitar principalmente, para ello el orden es una de las cosas más importantes.
Os dejamos cinco directrices para ello:
1. Mantener limpia tu mesa de trabajo. Intenta tener el menor número de cosas en tu mesa. Además de la superficie, también es importante tener orden en cajones, archivadores, etc. El desorden, no solo nos hace perder tiempo buscando las cosas, también hace que nos sintamos confusos. Un escritorio limpio nos dará menos sensación de agobio y estrés. ¿Cómo hacer esto? Poniendo en su sitio cada cosa que llegue a nuestra mesa en el momento.
2. Las llamadas, júntalas para hacerlas todas a la vez (también vale para los E-mails). Si debemos realizar varias llamadas a lo largo del día y en realidad no importa el momento, simplemente vez apuntándolas en una lista y fija una hora para realizarlas. Si lo haces así, perderás mucho menos tiempo que dirigiéndote al teléfono cada vez.
3. Desplázate lo menos posible. Hoy en día, tenemos correo electrónico, fax, llamadas a fijos gratuitas y un largo sin fin de etcéteras para no tener que abandonar nuestro puesto de trabajo para hacer muchas gestiones. Utiliza la banca por Internet, algunas webs de Bancos te dejan hacer absolutamente todas las gestiones online. La administración pública también te permite hacer más cosas de las que crees, sobre todo la seguridad social y la agencia tributaria. Consigue tu certificado digital y deja de hacer colas.
4. Ten tu ordenador en buen estado. Instala solo lo indispensable para el trabajo y mantenlo actualizado. Un ordenador que funciona correctamente nos ahorra muchísimo tiempo. Yo por norma, normalmente en verano, abro el ordenador, le quito todo el polvo, salvo toda la información que realmente quiero conservar y formateo el equipo reinstalando desde 0 el Windows y los programas que necesito. Si no tenemos ni idea podemos pedir a una empresa de informática que haga esto por nosotros (unos 30€ + IVA por ordenador), es una inversión muy rentable.
5. Llega 5 o 10 minutos antes al puesto de trabajo. Y en este tiempo, lee tu correo, la prensa por Internet, consulta la información que necesites por Internet y haz tus gestiones on-line. Así evitarás detener tu trabajo para realizar gestiones personales.
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